„Brauche ich ein PIM-System?“
Die große Checkliste

Viele Unternehmen tun sich mit der Antwort auf diese Frage noch schwer. Diese Checkliste
hilft Ihnen bei der Entscheidung. Unsere Fragen helfen Ihnen auf dem Weg zu einer
Einschätzung, ob ein PIM-System für Sie Sinn macht und wie Sie den größtmöglichen Nutzen
für Ihr Business erzielen.

✅ Was ist ein PIM System?

Ein Produktinformationsmanagement-System (oder kurz PIM) hilft Ihnen dabei, alle
marketingrelevanten und technischen Informationen rund um Ihre Produkte zu zentralisieren und zu
optimieren.

 

✅ Spielen Sie Produktinformationen in
unterschiedlichen Formaten aus?

Für einen Verkaufskanal genügt ein Ausgabeformat. Einen Katalog z.B. erstellen Sie in einem
Layoutprogramm mit CMYK-Bildern. Für Ihren Online-Shop allerdings brauchen Sie RGB-Bilder.
Schon dieser Aufwand rechtfertigt eine medienneutrale Speicherung der Produktdaten an zentraler
Stelle.

 

✅ Nutzt Ihr Business-Modell mehr als einen Verkaufskanal?

Wer einen Onlineshop mit wenigen Artikeln betreibt, braucht noch nicht unbedingt ein PIM-
System. Verfolgen Sie eine Multi-Channel-Strategie mit einem Vertriebskanal, sind Sie mit PIM
besser dran. Wollen Sie aber verschiedene Kanäle wie Printkataloge, Marketing-Materialien, Apps
oder Ihren stationären Handel bedienen lohnt sich ein PIM nicht nur. Sie kommen eigentlich nicht
mehr ohne aus.

 

✅ Haben Sie verschiedene Schnittstellen für Produktinformationen?

Erfassen Produktmanagement, Marketing, externe Agenturen oder Vertrieb eigenständig Daten, und
stellen sie für andere Kanäle bereit, passt PIM sie an die Anforderungen der unterschiedlichen
Systeme an.

 

✅ Bieten Sie Produkte in verschiedenen Ländern oder Sprachversionen an?

Jede Sprache und jeder Markt verdoppelt die Zahl der Datenfelder, dieIhre Aufmerksamkeit
verlangen. Wollen Sie z.B. in einem bestimmten Land bestimmte Produkte unter einer anderen Marke verkaufen, platzt die Sache schnell völlig auf. Hier hilft ein PIM, denn Produktdatenpflege und Optimierung von Workflows wird mit PIM einfach.



✅ Könnten Sie bei der Wartung Ihrer Produktdaten Personal sparen?

Wer Daten dezentral wartet, vervielfacht Aufwand und Fehler. Ein zentrales PIM minimiert und
automatisiert Redaktions- und Freigabeprozesse. Werden Katalogseitenerstellung, Bildvarianten
und Versand an Dienstleister automatisch erledigt, sind Ihre Mitarbeiter doppelt produktiv.

 

✅ Gibt es Personen oder Abteilungen mit verschiedenen Zugangsrechten?

Manchmal erstellen viele unterschiedliche Mitarbeiter und Fachabteilungen produktrelevante
Daten. Entwickler, Texter, Marketingmanager und Dienstleister tragen ihren Teil zum
Verkaufserfolg bei. PIM steuert Kommunikation, Zugriffs- bzw. Freigaberechte und
Versionsmanagement. Das schont Nerven, Zeit und Budget.

 

✅ Arbeiten Dienstleister an Ihren Produktdaten?

Wer erstellt Produktdaten heute noch komplett inhouse? Dienstleistern und Agenturen liefern
Produktfotos, Texte und Übersetzungen. PIM harmonisiert und automatisiert diese Prozesse.

 

✅ Fragen Händler oder Kunden präzisere oder aktuellere Daten nach?

Der Markt wünscht immer kürzere Lieferzeiten. Bleiben Sie wettbewerbsfähig und gestalten Sie
Ihre Datenprozesse zeitgemäß und und komfortabel, z. B. mit einem PIM-Webinterface.

 

✅ Haben Sie einen Prozess zur Fehlerkorrektur und Bereinigung Ihrer Daten?

Mit PIM finden Sie falsche Daten sofort. Und schon bei der Eingabe warnt die automatisierte
Absicherung vor Fehlern. Aufgabe eines PIM-Systemsist die valide und konsistente Datenbasis bei
minimaler Fehlertoleranz.

 

✅ Führen Sie Produkte, deren Daten oder Merkmale sich häufig oder regelmäßig ändern?

H&M launcht mehr als 10 Kollektionen pro Jahr. Schnell müssen immer wieder neue Produkte in
zahllosen Varianten ins Portfolio eingepflegt werden. Inzwischen gilt diese Logik für fast alle
Branchen. Je ausführlicher und variabler Ihre Produktdaten sind, desto mehr profitieren Sie von
PIM.

 

✅ Sind Sie in einem schnell wandelnden Wettbewerbsumfeld tätig und unsicher, welche Vertriebs-Technologie in 5 Jahren auf Sie zu kommt?

Wer eine ungewisse Zukunft besser vorbereiten will, sollte sich technisch nicht festlegen. PIM ist
anpassungsfähig. Mit PIM bespielen Sie alle jetzigen und zukünftigen Verkaufskanäle separat
bespielen – ohne dass Daten verloren gehen.

 

✅ Leisten Sie Teilaufgaben eines PIM mit einer provisorischen Lösung?

Zum Beispiel ERP: Hier können Sie neben Ressourcen und Geschäftsprozessen auch
Produktstammdaten wie Preise oder Verfügbarkeiten hinterlegen. ERP ist aber nicht dafür da,
Produkt- und Mediendaten zu verwalten. Spätestens, wenn ERP um Produktattribute oder
Mediendaten erweitert werden sollen, stößt es an Grenzen. Alte, nicht dokumentierte ERP-Systeme
großer Unternehmen sind heute kaum noch zu erweitern oder zu warten. Zeit für ein schlankes
PIM-System.

 

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Andreas Schneider
Geschäftsführer Beratung

 

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